De huidige situatie en de voortdurende verspreiding van het COVID-19-virus zorgen ervoor dat hele landen in lockdown gaan. Om verdere escalatie te voorkomen, wordt velen van ons gevraagd om thuis te werken. Gelukkig leven we in een tijd waarin technologieën zo geavanceerd zijn dat ze ons kunnen helpen om in contact te blijven met onze collega's en klanten. Deze Lizard Global Survivalgids voor thuiswerken geeft je de nodige tools om je productiviteit op peil te houden, terwijl je te allen tijde veilig blijft.

Handige apps

Voor sommigen van ons kan thuiswerken een uitdaging zijn. Niet alleen word je geacht productief te zijn op een plek die bedoeld is om veilig en vertrouwd te zijn, er is ook niemand die je vertelt dat je gefocust moet blijven of bepaalde taken moet uitvoeren. Het vereist veel discipline om zelf de rol van leidinggevende op je te nemen en je niet te laten afleiden door alle dingen om je heen die plotseling veel interessanter lijken dan je werk. Maar met een wereldwijde gezondheidscrisis als COVID-19 hebben we geen keuze. Gelukkig zijn er talloze handige applicaties en browserextensies gemaakt om je hersenen gefocust te houden en de communicatie tussen jou en je collega's te onderhouden.

Communicatie is de sleutel

Er is een goede reden waarom we in kantoren werken. We hebben daar niet alleen minder afleiding dan wanneer we thuiswerken, we staan ook in direct contact met onze collega's. Dit contact tussen jou en je collega's is noodzakelijk voor een soepele communicatiestroom, aangezien direct contact vaak efficiënter en duidelijker is dan een sms of telefoontje. Daarnaast zijn we sociale wezens. Zelfs de grootste introverten onder ons kunnen af en toe baat hebben bij wat sociale interactie. Praten met collega's kan je wat ruimte in je hoofd geven tussen de taken door, of interessante inzichten bieden in een complex obstakel dat je in je eentje niet hebt kunnen oplossen. Kortom, in contact blijven met je collega's is essentieel om productief te blijven en je werk vanuit huis succesvol voort te zetten. En gelukkig heeft de technologie hier ook weer een oplossing voor. Hier zijn enkele apps die je helpen om verbonden te blijven.  

1. Slack Slack is een van de meest populaire zakelijke communicatie-applicaties op de markt en biedt gebruikers een platform om alle communicatie en documentatie tussen teamleden te centraliseren. Slack is specifiek ontworpen voor werknemers op afstand en richt zich op productief blijven, evenals het onderhouden van sociale interacties met je collega's. Daarnaast biedt het platform een optie voor app-integraties, met momenteel meer dan 2.000 beschikbare extensies, van Microsoft Office-apps tot Google Drive en Google Calendar.

2. Asana Bij Lizard Global werken we dagelijks met de ondersteuning van Asana. Asana biedt een ruimte voor bedrijven om werk te beheren, projecten te organiseren, to-do-lijsten te maken en nog veel meer. Automatisering voorkomt dat je moeite moet steken in saaie, herhalende taken. Het helpt je workflows te vereenvoudigen, fouten te verminderen en alle interne processen te stroomlijnen. Je kunt verschillende sjablonen kiezen voor specifieke taken en plannen, zoals onboarding van werknemers, marketingcampagnes en teamdoelstellingen.

3. Skype Microsofts gratis videobelplatform Skype draait al een hele tijd mee in de zakenwereld. Sinds de lancering in 2003(!) kunnen gebruikers over de hele wereld in contact blijven met hun familie, vrienden en collega's. Handige functies zijn onder meer het delen van je scherm met anderen, het verzenden van bestanden en berichten tijdens een Skype-gesprek, live ondertiteling, en het opnemen en opslaan van gesprekken.

4. Google Drive Misschien wel de beste plek om al je zakelijke bestanden veilig en wel op te slaan is Google Drive. De schijnbaar eindeloze hoeveelheid cloudopslagruimte biedt onbeperkte mogelijkheden voor het maken van mappen en bestanden, het delen ervan met je collega's en het laten reageren of bewerken van de inhoud door anderen. Werken met Google Drive is vooral handig als je de neiging hebt om van werkplek te wisselen en geen vaste computer of laptop hebt waarop je je bestanden opslaat. Met Google Drive heb je eenvoudig toegang tot je documenten en kun je ze op elk gewenst moment bewerken, waar je ook bent.   Google Drive maakt deel uit van G Suite, de volledige verzameling zakelijke producten, van Gmail en Agenda tot Docs en Sheets, om je bedrijf te stroomlijnen in een online, cloudgestuurde omgeving.

Blijf productief

Een tijdje geleden schreven we een blog over handige tools die je productiviteit verhogen, van urentrackers tot browserextensies die voorkomen dat je verdwaalt in je social media-timelines of het eindeloze doolhof van YouTube-video's. Hier zijn enkele toevoegingen aan die lijst, zodat je je geen zorgen hoeft te maken dat je achterop raakt met je werk:  

1. Harvest Een voorbeeld van een handige tool voor tijdbeheer is Harvest. Of je nu op kantoor werkt of thuis, met Harvest kun je de uren die je aan bepaalde taken hebt besteed bijhouden en registreren. Op deze manier kun je zelf je productiviteit in de gaten houden, zonder dat je baas af en toe over je schouder hoeft mee te kijken. Urenstaten geven je met strakke visuals inzicht in de uren die een team aan een taak heeft besteed.

2. Microsoft To Do Op zoek naar een app die volledig is gericht op to-do-lijsten en gedetailleerde dagplanning? Zoek niet verder. Microsoft To Do doet precies dat, netjes verpakt in een prachtig en strak ontworpen applicatie. To-do-lijsten zijn aan te passen aan je eigen smaak en je kunt je takenlijsten delen met je familie, vrienden en collega's, waar je ook bent. De app is geïntegreerd in Outlook-taken en is beschikbaar voor Android, iOS, Windows 10 en browsers.

3. Salesforce Salesforce is een wereldwijde leider in CRM (customer relationship management) and cloud computing, en wij gebruiken het ook! De digitale oplossingen voor klantrelatiebeheer van Salesforce brengen bedrijven en klanten samen door interne bedrijfsprocessen te automatiseren. Je kunt de relaties met je klanten eenvoudig op afstand beheren, aangezien Salesforce taken digitaliseert en automatiseert om de efficiëntie van het klantrelatiebeheer te verbeteren.

4. GIT Git is een open-source en gratis Distributed Version Control-systeem (DVC) dat is ontworpen om projecten en budgetten van elke omvang met optimale efficiëntie af te handelen. De applicatie houdt wijzigingen in de broncode bij en stelt je in staat om alle processen van productontwikkeling nauwlettend in de gaten te houden. Dus zelfs als je thuiswerkt, is er geen kans dat je het overzicht verliest over de status van je interne bedrijfsprocessen.

Tips en tricks

Nu we de apps hebben besproken die je kunt gebruiken om in contact te blijven met je collega's en je productiviteit hoog te houden, is het tijd voor een aantal offline tips en tricks die je kunt toepassen om er met je hoofd bij te blijven:  

• Houd je omgeving netjes en opgeruimd. Een rommelig bureau zorgt voor een rommelig hoofd. Verzamel alle spullen die je nodig hebt, en niets meer: een pen, een notitieboekje, je laptop en een kop thee. Extra rommel maakt je alleen maar onrustig.

• Structureer je dag voordat je begint met werken. Een duidelijk gestructureerde planning helpt je gefocust te blijven op wat er moet gebeuren. Zorg voor voldoende pauzes tussendoor, maar houd ze kort genoeg om niet afgeleid te raken van wat belangrijk is.

• Vooral in het huidige geval van COVID-19 zal het thuiswerken waarschijnlijk langer duren dan een of twee weken. Zorg ervoor dat je je dagen net zo structureert als wanneer je nog naar kantoor zou gaan. Zet elke ochtend je wekker op dezelfde tijd en neem op dezelfde momenten pauze. Hoe meer je gewend bent aan een bepaald ritme, hoe beter je je kunt concentreren.

• Overcommuniceer. Omdat je je collega's niet fysiek kunt zien en zij jou niet kunnen zien, is het essentieel om iedereen op de hoogte te houden van wat je doet om fouten door miscommunicatie te voorkomen. En dat geldt niet alleen voor werk. Vooral als je beperkt bent tot een ruimte waar je alleen bent, zorg er dan voor dat je mentaal gezond blijft door ook over andere dingen dan werk te praten.

• Zorg voor frisse lucht. Maak een wandeling of stap op de fiets voor een rondje om het blok. Als je aan de muren van je huis bent gekluisterd, zet dan de ramen open en zorg ervoor dat je kamer te allen tijde geventileerd is. Frisse lucht stimuleert de hersenen en is effectiever dan die zevende kop koffie.

• Vermijd het om de hele dag in je pyjama of in bed te blijven liggen. Hoe meer je je thuisgewoonten laat interfereren met je werk, hoe moeilijker het wordt om daadwerkelijk dingen gedaan te krijgen. Doe alle dingen die je ook zou doen als je naar kantoor zou gaan.

• Blijf positief en zorg goed voor jezelf. Waarschijnlijk een van de moeilijkste dingen van het gedwongen thuiszitten is het rusteloze gevoel van eenzaamheid en angst, vooral in het geval van een ernstige pandemie als COVID-19. Voel je niet slecht als je bang of in de war bent. Zorg dat je gezond eet, je rust pakt en in contact blijft met de mensen die dicht bij je staan.

Lizard Global staat voor je klaar

In tijden als deze begrijpen we hoe belangrijk het is om samen te blijven en elkaar te steunen. Daarom staan we voor je klaar als je ons nodig hebt, ook al moet ons hele team een tijdje thuiswerken. Omdat we ernaar streven om 100% Agile te werken, zorgen we ervoor dat onze productieprocessen op topniveau blijven, zelfs in tijden van lockdown om de snelle verspreiding van COVID-19 te voorkomen. Veel van onze interne processen zijn geautomatiseerd, waardoor onze diensten te allen tijde beschikbaar en geoptimaliseerd blijven. Als je vragen voor ons hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via e-mail of onze social media-kanalen. We doen er alles aan om zo snel mogelijk contact met je op te nemen en laten COVID-19 ons niet in de weg staan om je de service te bieden die je verdient.